Laut Rückmeldungen funktioniert die Arbeit mit Little-Bird bzw. dem Kita-Elternportal nun sehr gut.

Konnten die Anfangsprobleme in der Zwischenzeit behoben werden?

Vor dem Start des Kita-Elternportals wurde in jeder Kindertagesstätte eine eigene Warteliste geführt. Diese Listen konnten aus datenschutzrechtlichen Gründen untereinander nicht abgeglichen werden, sodass viele Kinder mehrfach auf diversen Listen vermerkt waren. Im Rahmen der Liveschaltung des Kita-Elternportals wurden die Eltern über die Presse, die Rundfunkmedien, die städtische Homepage, sowie auch bei den einzelnen Einrichtungen darüber informiert, dass die vorhandenen Wartelisten nicht mehr verwendet werden können. Die Eltern wurden gebeten, sich erneut über das Kita-Elternportal anzumelden. Diese Vorgehensweise ermöglichte einen sauberen Start mit aktuellen und vollständigen Daten aller suchenden Eltern und Kindern. Diese Entscheidung wurde von allen Trägervertretungen Koblenzer Kindertagesstätten mitgetragen. Die Kita-Leitungen wurden auf diesen Umstand in den Schulungen im Sommer 2017 ausreichend vorbereitet. Es ist aber nachvollziehbar, dass bei den Eltern in diesem Punkt eine gewisse Unsicherheit entstehen würde. Seitens der Kitaleitungen war gerade zu Beginn der Einführung eine Vielzahl von Portalvormerkungen zu verarbeiten. Zwischenzeitlich wurden die Vormerkungen übernommen und die Eltern entsprechend benachrichtigt. Die jetzt eingehenden Portalvormerkungen bilden nur noch den tatsächlichen und aktuell laufenden Stand der Neu- und Wechselvormerkungen ab. Im März 2018 wurden nochmals Schulungen für alle Kita-Leitungen durchgeführt. Die Mitarbeiter/innen des Jugendamtes stehen in engem Kontakt mit allen Trägern und Kita-Leitungen. Den Rückmeldungen zufolge funktioniert die Arbeit mit Little-Bird bzw. dem Kita-Elternportal nun sehr gut. Portalvormerkungen werden zügig übernommen und die Eltern entsprechend schnell benachrichtigt. Die Einführung der Kitasoftware hat allerdings keinen Einfluss auf die Planung und zeitliche Vergabepraxis der einzelnen Kindertagesstätten.

Handelt es sich eher um technische Probleme oder ist die Handhabung der Software nicht übersichtlich genug?

Bei der Umstellung auf ein Online Vergabeverfahren ist für die Nutzerinnen und Nutzer – wie bei jeder anderen Softwareeinführung auch – eine gewisse Einarbeitungszeit erforderlich. Trotz der Einführung von Little- Bird im laufenden Betrieb und nach der bisher kurzen Laufzeit gehen die meisten Einrichtungen bereits sicher mit der Software um. Die Rückmeldungen im Hinblick auf die Handhabung und die Übersichtlichkeit sind sehr positiv. Kleinere technische Probleme (bspw. eine im Straßenverzeichnis nicht erfasste Adresse im Elternportal ) wurden innerhalb von 1-2 Tagen gelöst. Größere technische Schwierigkeiten sind uns nicht bekannt.

War die Freigabe des digitalen Elternportals verfrüht?

Im Sommer 2017 wurden die ersten Nutzerschulungen durchgeführt. Bis zum Jahresende waren dann die Bestandsdaten durch die Kindertagesstätten in das System einzustellen. Die Freischaltung des Kita-Elternportals erfolgte am 18.01.2018. Ein späterer Startzeitpunkt hätte dazu führen können, dass die Schulungsinhalte bsei den Nutzerinnen und Nutzern nicht mehr präsent gewesen wären. Der vorgesehene Ablauf der Softwareeinführung konnte ohne Abweichung eingehalten werden.

Ergibt sich aus den Problemen auch, dass es immer noch zu wenige Betreuungsplätze gibt, da die Anzahl der Geburten in den letzen Jahren auch in Koblenz angestiegen ist?

Es kann bestätigt werden, dass es noch zu wenig Betreuungsplätze in Koblenz gibt, da die Zahl der Kinder unter sechs Jahren in der vergangenen Zeit angestiegen ist. Hierzu verweisen wir auf die aktuelle Kita-Bedarfsplanung 2018-2020 und die daraus resultierenden Maßnahmen zur Bedarfsdeckung. Wenn die Maßnahmen umgesetzt wurden, geht die Verwaltung von einer Bedarfsdeckung aus.